Problèmes multiples pour faire des étiquettes

Vendredi, 19 août 2005, il était temps d'entreprendre les dernières étapes pour le dépôt de mon mémoire de maîtrise. Ce jour-là, dès mon arrivée à l'Université de Montréal, j'achetai les couvertures bourgognes dans lesquelles il fallait insérer les copies du manuscrit. Avec ces trois couvertures venait une feuille contenant trois étiquettes autocollantes. Sur ces étiquettes, il fallait imprimer le titre du mémoire, le nom de l'étudiant et le département. Toutefois, un problème se présentait: la feuille d'étiquettes n'était pas 8.5"x11", si bien qu'il serait difficile d'obtenir une impression correcte avec la Xeros Phaser 6250 du laboratoire de recherche où j'étudiais. Je n'étais pas du tout certain de pouvoir insérer une feuille de papier au format non-standard dans cette imprimante laser couleur. De plus, il me fallait faire ces étiquettes soit sous LaTeX, soit sous OpenOffice.org. Je ne pouvais pas utiliser Microsoft Word, car il ne tourne que sous Windows et j'ai entendu dire que l'imprimante Xerox n'est pas accessible depuis les machines Windows et chaque fois que je me branche sur une de ces machines, c'est comme si je me branchais pour la première fois et mon profil personnel n'est pas conservé. Par conséquent, les fontes sont minuscules et il est fastidieux de changer tous les réglages à chaque branchement. Cela pimentait les choses encore un peu, ajoutant une nouvelle difficulté au problème.

Création du document

Il y eut d'abord une tentative avec l'extension labels de LaTeX. Cela faillit fonctionner, mais je ne pouvais imprimer que sur des feuilles 8.5"x11". Puisque ma feuille était d'une dimension non-standard, possiblement coupée dans une feuille 8.5"x11", mais cela n'importe que peu, cette solution était inacceptable.

Je tentai donc mon coup avec OpenOffice.org qui, tout d'abord, fit du bon travail. J'utilisai la commande Nouveau du menu Fichier puis choisis Étiquettes. Il me fallut alors configurer le logiciel afin qu'il imprime des étiquettes de dimension correcte. Pour ce faire, je mesurai d'abord la largeur de ma feuille d'étiquettes: 10.3cm. Ensuite, je dus mesurer la hauteur d'une étiquette: environ 5.1cm. Je dus également mesurer la distance entre deux étiquettes sur la feuille (environ 0.2cm). OpenOffice.org demande en fait le pas vertical, qui est la distance entre le haut de deux étiquettes successives. Cette mesure est de 16cm/3=5.3333cm. J'indiquai à OpenOffice.org que ma «feuille» d'étiquettes comportait une colonne et trois rangées.

Lorsque tous les paramètres furent saisis, j'obtins un document contenant les trois étiquettes. J'y inscrivis les informations demandées et m'assurai que chaque étiquette était identique.

Impression

Vint ensuite l'étape cruciale du calibrage de l'imprimante. Cette étape allait s'avérer beaucoup plus problématique que ce à quoi je m'attendais... Plutôt que scraper mes trois étiquettes, sur les conseils d'un étudiant qui se trouvait dans la pièce au moment de mes tentatives, je découpai un rectangle de 10.3cm par 16cm dans une feuille de papier ordinaire et tentai de l'insérer dans le bac multisupport de la Xerox. Encore me fallut-il trouver comment ouvrir ce bac et comment insérer la feuille pour qu'elle soit au bon endroit.

La première tentative d'impression échoua complètement. On aurait dit que OpenOffice.org envoyait à l'imprimante un document beaucoup trop grand et seule une partie du texte que j'avais entrée apparaissait sur mes fausses étiquettes. Pourtant, le format de papier était bien défini dans le logiciel! Il semblait qu'il allait me falloir tester avec toutes sortes de facteur d'échelle jusqu'à trouver la bonne dimension! Je ne me lançai pas là-dedans, sachant que ce n'était pas la bonne solution.

J'essayai de convertir cette feuille d'étiquettes en document PDF puisqu'OpenOffice.org dispose d'une fonction d'exportation dans ce format, puis j'imprimai le fichier PDF. Cela mena au même résultat que si j'imprimais directement depuis OpenOffice.org. J'essayai plusieurs autres manipulations que j'ai oubliées et qui de toute façon ne menèrent à rien.

Il semblait falloir coller la feuille d'étiquettes sur une feuille 8.5"x11", mais je ne disposais pas de colle et je craignais que le collage ne se défasse dans l'imprimante et que tout se coince. Comme je l'ai expérimenté plus tard, des feuilles à épaisseurs multiples bloquées dans une imprimante font affreusement forcer les mécanismes et peuvent tout bousiller! Il ne valait pas du tout la peine de risquer d'endommager une coûteuse imprimante laser qui ne m'appartient même pas pour de simples étiquettes!

Configuration de l'imprimante

Sur la Xerox, chaque fois qu'une feuille est insérée dans le bac multisupport, l'écran LCD affiche un message demandant à l'utilisateur si le type de papier par défaut convient. L'imprimante considérait ma feuille d'étiquettes comme une feuille standard 8.5"x11", si bien qu'elle agrandissait le fichier PostScript trop petit qu'elle recevait pour le faire tenir sur la page! La solution, découvris-je, était de changer le format du papier au niveau de l'imprimante, pas seulement dans OpenOffice.org. Après avoir inséré la feuille, j'utilisai les flèches et choisis Modifier. Après une validation avec le bouton Ok de l'imprimante, je fus invité à choisir le type de papier. J'indiquai que j'utilisais du papier ordinaire puis la machine me demanda d'en définir les dimensions. Je choisis d'abord A6, le plus proche en largeur mais pas en hauteur de ce que je voulais. Une tentative d'impression s'avéra vaine: la largeur était correcte, mais l'imprimante tronquait le texte dans la troisième étiquette. Les deux premières étiquettes seraient parfaites tandis que la troisième ne serait pas complète. Tenter de configurer OpenOffice.org ne mena qu'à l'impression que le logiciel était limité et frustrant à utiliser; rien ne fonctionnait.

Je découvris ensuite qu'il était possible de spécifier un format de papier personnalisé sur l'imprimante. Comme largeur, j'indiquai 4.05 et comme hauteur, je donnai 6.3. Ces dimensions sont obtenues en divisant les dimensions en centimètres par 2.54cm/pouce et en arrondissant. Même avec ce raffinement, la machine ne faisait que tronquer la dernière étiquette. Il semblait bel et bien nécessaire, si je voulais imprimer ces étiquettes ce jour-là, d'écrire le texte à la main sur ces dernières ou de trouver une vieille dactylo quelque part! Je trouvais ça réellement bête que personne n'ait étudié la question et trouvé une solution avant moi. Je ne pouvais pas croire que chaque étudiant de maîtrise écrivait ses étiquettes à la main ou utilisait une vieille dactylo! Et pourtant, ça semblait ainsi que les choses se faisaient. J'essayai de trouver comment imprimer mes étiquettes afin de pouvoir faire partager mes connaissances, mais cela n'aboutit pas.

Même chez moi, ça ne fonctionne pas!

Je finis par renoncer à imprimer ces étiquettes (et déposer mon mémoire ce jour-là) pour refaire une nouvelle tentative le soir venu, sur ma machine chez moi. De toute façon, mon directeur de recherche me fit faire des corrections sur mon manuscrit si bien que je n'aurais pas pu déposer ce vendredi de toute façon.

J'essayai d'abord d'imprimer sur une nouvelle fausse page d'étiquettes, en utilisant OpenOffice.org. Cette fois, j'obtins encore une page avec la troisième étiquette tronquée. Non sans déception et frustration, j'en conclus que le problème ne venait pas de l'imprimante mais bien de ce satané OpenOffice.org! Mes doutes étaient bel et bien fondés: ce logiciel est une source de perte de temps, uniquement. L'utiliser se fait en trois étapes: tenter de faire une tâche, constater que ça ne fonctionne pas et tout refaire avec Microsoft Office sous Windows! Je me doutais que ce serait ainsi, mais j'ai essayé OpenOffice.org (et j'allais le réessayer pour autre chose dans le futur) plutôt que m'arrêter à ce préjugé. OpenOffice.org peut devenir un logiciel capable d'effectuer des tâches autres qu'écrire une page de texte 8.5"x11". En tout cas je l'espère fortement, car c'est la meilleure suite bureautique disponible sous Linux! Toujours est-il que ce soir-là, je redémarrai sous Windows et refis ma feuille d'étiquettes.

Ce qui se produisit alors mène sérieusement à croire que les étudiants écrivent leurs étiquettes à la main ou utilisent la machine à écrire, car encore une fois, oui encore une fois, la troisième étiquette fut tronquée! Même sous Windows XP, avec le pilote d'imprimante Epson original, avec la bête Microsoft Office, toute l'artillerie standard de facto, j'obtenais ce médiocre résultat! Il n'y eut rien d'autre à faire que ruser, tricher un peu.

Sur ma feuille d'étiquettes Word, j'effaçai d'abord le texte de l'étiquette du bas. Ensuite, j'imprimai le résultat. Cela fit sortir les deux premières étiquettes: tout était beau! Word, le pilote Epson ou l'imprimante tronquèrent encore une fois l'étiquette inférieure, mais puisqu'elle était blanche, cela ne changeait plus rien! Ensuite, je supprimai le texte de la seconde étiquette; il ne restait du texte que dans la première. Je retournai la feuille d'étiquette dans l'imprimante puis fis une seconde passe. La troisième étiquette, devenue la première, sortit à l'envers par rapport aux deux autres, mais elle sortit, et au complet!

C'est ainsi que je réussis à accomplir cette étape simple en théorie mais complexe en pratique du dépôt de mon mémoire de maîtrise. J'appris plus tard que j'aurais pu demander à la secrétaire du département de me faire ces étiquettes, si bien que je me suis beaucoup cassé la tête pour pas grand-chose.